Personalbedarf effizient planen – besonders bei saisonalen Schwankungen

Das Thema Dienstplanung begleitet jeden Gastronomen täglich. Nicht immer ist der Bedarf an Personal einfach zu ermitteln. Wer weiß schon genau, mit wie vielen Gästen man in seinem Biergarten bei wechselhaftem Spätsommerwetter rechnen kann? Nur eines ist gewiss: Einen Schichtplan zu erstellen kostet immer viel Zeit – und nicht selten auch Nerven. Herumtelefonieren, wer wann Zeit zum Arbeiten hat, oder dieselben Informationen aus Excel-oder Papierlisten in einem Dienstplan zusammenzuführen, ist nur der erste Schritt. Was aber tun, wenn die ersten Änderungswünsche eintrudeln, Mitarbeiter krank werden oder studentische Aushilfen spontan doch zur Uni müssen?  Dann geht das ganze Spiel von vorne los…

Zeitfresser Dienstplanung
Beim CHOCOLAT Grand Café im Schokoladenmuseum Köln betrug der Aufwand für die Erstellung des Dienstplans und das Überarbeiten von Änderungen durchschnittlich drei bis vier Arbeitstage pro Monat. Zudem muss eine große Zahl an wechselnden Mitarbeitern in verschiedenen Arbeitsbereichen koordiniert werden. „An manchen Tagen arbeiten bei uns bis zu 40 unterschiedliche Personen in verschiedenen Schichten. Es werden heute viel mehr Aushilfen benötigt als noch vor ein paar Jahren. Studiengänge sind heute viel verschulter als noch vor 6 Jahren. Das erschwert meine Suche nach geeignetem Personal, denn die Studenten haben tagsüber kaum noch Zeit“, so Rodney Ranz, Geschäftsführer des CHOCOLAT Grand Café.

Mitarbeiter interaktiv einbinden
Die Lösung dafür ist ein Online-Tool, das einen wichtigen, aber zeitraubenden Ablauf neu gestaltet: Mitarbeiter tragen online ein, wann sie (- und wann nicht -) arbeiten können. Einfach am PC oder mobil mit dem Smartphone oder Tablet PC. Die Betriebsleitung des CHOCOLAT Grand Cafés sieht so auf einen Blick, wer wann Zeit hat, und kann das Personal direkt den geplanten Arbeitsschichten zuweisen. Natürlich kommen auch hier die üblichen Änderungswünsche, aber die Mitarbeiter können – anders als bisher – selbstständig nach einer Vertretung suchen und das Ergebnis der Betriebsleitung kommunizieren. So kann diese zügig auf Änderungen eingehen, den Schichtplan aktualisieren und online zum Abruf bereitstellen. Vorbei ist die Zeit der Excel-Listen: Eine Online-Lösung ist einfach, sicher und spart eine Menge Zeit und Nerven. Im CHOCOLAT Grand Café konnte die Personalplanung für knapp 100 Mitarbeiter mithilfe des Online-Dienstplaners DEJORIS übrigens auf gut einen Tag reduziert werden.

Kostenneutral in saisonalen Schwankungen
Interessant sind Online-Lösungen auch im Hinblick auf die Kosten: Einen Online-Dienstplaner als SaaS-Lösung (Software as a Service) bedarfsorientiert anzumieten erspart Anschaffungskosten für Software, Hosting und Wartung. Zudem profitiert man von Weiterentwicklungen, die automatisch allen Nutzern zur Verfügung stehen. Das Preismodell des Online-Dienstplaners DEJORIS ist zum Beispiel dynamisch und passt sich so dem monatlich wechselnden Personalbedarf an. Zu einer kleinen Nutzungspauschale, fällt ein Euro pro zugeteiltem Mitarbeiter an. Wenn in ruhigeren Monaten nur wenige oder gar kein Mitarbeiter einer Schicht zugewiesen wird, kostet das Tool auch weniger oder nichts. Sie können dennoch jederzeit darauf zugreifen, um zum Beispiel die Dienstplanung für die nächste Saison vorzubereiten oder mit Mitarbeitern zu kommunizieren.

Fazit
Deutliche Einsparungen sind ohne großen Eingriff in die bestehenden Abläufe durch die bedarfsgerechte Nutzung eines Online-Dienstplaners möglich.
DEJORIS können Sie hier kennenlernen und auch für 30 Tage kostenlos testen: www.dejoris.de/gastronomie-gefluester